Brannvesenet gir ingen tillatelser, men kan kreve nødvendige brannsikringstiltak og sette begrensninger, herunder krav til ansvarlig arrangør. Det er arrangør som er ansvarlig for at sikkerheten er tilfredsstillende ivaretatt. 

Meldingen må dokumentere hvordan sikkerheten blir ivaretatt under arrangementet, og må omfatte:

• Tidspunkt og tema for arrangementet, størrelse, stedsangivelse, kontaktinfo for ansvarlig arrangør, m.v.   
• Risikoanalyse; Det må gjennomføres en risikoanalyse for å kartlegge hva som kan gå galt, hva som kan gjøres for å unngå uønskede hendelser og hva som kan gjøres for å redusere konsekvensene dersom en uønsket hendelse skulle inntreffe.  
• Beskrivelse av bygningens utforming og branntekniske forhold, så som varsling, rømningsveier, slokkeutstyr osv. Persontall bør evt. fastsettes av kvalifisert brannrådgiver. 
• Rutiner for evakuering, sikkerhetspersonell, opplæring/øvelse osv. 
• Tilrettelegging for redningspersonell og utrykningskjøretøy, fremkommelighet. 

For større arrangementer med mange mennesker, vil det ofte være nødvendig å benytte brannkonsulent/kompetent foretak til vurdering og utarbeidelse av rutiner og risikoanalyse. 
Det vises i denne sammenheng til veileder for sikkerhet ved store arrangementer utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap.

Dersom det skal benyttes scenerøyk er det viktig at dette tilpasses brannalarmanlegget i bygget, slik at unødige alarmer unngås.  Det er ikke tillat å koble ut hele eller deler av brannalarmanlegget uten at det er gjort vurderinger rundt dette av kvalifisert personell. Dette må dokumenteres. 

Melding om arrangement må sendes inn i god tid, senest 2 uker, før gjennomføring.